Importancia de priorizar 

La planificación es la base para que toda tarea o actividad sea realizada de manera eficaz y con un resultado exitoso, debido a esto, debemos dedicarle al menos unos minutos a esta actividad antes de comenzar a realizar nuestro trabajo y para ello, habrá que determinar cuáles son las tareas importantes y cuáles son las urgentes. A continuación podemos ver una pequeña descripción para poder identificar el tipo de tarea o actividad a realizar:

Las tareas urgentes deben realizarse en un lapso muy breve o de lo contrario, puede haber una repercusión significativa.

Las tareas importantes son las que de alguna forma inciden en los objetivos de la empresa o incluso nuestros objetivos personales.

Una vez que se hayan priorizado las actividades, es imprescindible asignarles a cada una, un tiempo determinado para realizarlas, esto para evitar dedicarle más tiempo del que realmente es necesario; de igual forma es necesario determinar los recursos que nos ayudarán a llevar a cabo nuestra tarea de manera correcta.

En su libro “Primero lo primero”, Stephen Covey sugiere una manera fácil de priorizar nuestras actividades según el grado de urgencia e importancia.

De igual forma, existen 5 preguntas clave que debemos hacernos al momento de priorizar:

¿Cuáles son los beneficios?

Se trata de identificar algunos de los beneficios que consigues por acabar esa tarea.

¿Qué ocurrirá si no me ocupo de esa tarea?

Pregúntate a ti mismo cuales son las consecuencias de posponer o ignorar esa tarea. Si ignorar ese tema no conlleva ninguna consecuencia, puede que no sea importante.

¿Qué beneficio obtengo al terminar esta actividad?

Normalmente una tarea importante tiene un buen rendimiento de la inversión en tiempo y esfuerzo para llevarla a cabo.

¿Qué intento conseguir?

Por ejemplo, si estás preparando una presentación fácilmente puedes centrarte en cuestiones poco importantes. Te enfocas en modificar el formato o en añadir efectos en vez de trabajar en el contenido.

¿Puedo conectarla con mis metas?

El propósito de esta pregunta es enfocar tu pensamiento en tus auténticos objetivos y metas; las razones reales por las que estás trabajando en tus proyectos y tareas.